BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
|
Bil.
|
Nama Unit (BM)
|
Nama Unit (BI)
|
Akronim
|
Fungsi
|
1
|
Unit Pengurusan Sumber Manusia
|
Human Resource Management Unit
|
HRM
|
- Melaksanakan dasar-dasar pentadbiran dan pengurusan sumber manusia yang ditetapkan oleh Agensi Pusat dan menggubal serta melaksanakan dasar/peraturan dalaman.
- Merancang keperluan sumber manusia, perjawatan dan pembangunan organisasi.
- Mengkaji dan melaksanakan pengukuhan perjawatan/penyusunan semula organisasi.
- Melaksanakan audit/naziran perjawatan dan analisis beban tugas.
- Mengemas kini maklumat perjawatan dan data staf.
- Mengurusetiakan Majlis Bersama Jabatan (MBJ).
- Melaksana dan menyelaras urusan penilaian prestasi dan anugerah.
- Mengurusetiakan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Pembangunan Sumber Manusia.
- Merancang, mengurus serta menyelaras pelaksanaan latihan dan penilaian dalam perkhidmatan termasuk Program Transformasi Minda (PTM), Staff Induction Program (SIP) dan Peperiksaan Perkhidmatan Awam (PPA).
- Mengenal pasti keperluan latihan, merancang dan melaksanakan program latihan/pembangunan kompetensi staf.
- Menyelaras permohonan menghadiri latihan anjuran pihak luar (dalam dan luar negara).
- Mengurus permohonan melanjutkan pengajian (Hadiah Latihan Persekutuan, Cuti Belajar, Tajaan MIROS/Pihak Luar)
- Mengurus permohonan latihan industri dari Institusi Pengajian Tinggi Awam/Swasta.
- Menyelenggara rekod latihan staf.
- Menyelaras penyertaan staf bagi memenuhi jemputan menghadiri acara-acara rasmi anjuran Kementerian/Jabatan dan Agensi/Pihak Swasta.
- Melaksanakan urusan pengambilan, pelantikan staf (tetap/kontrak/peminjaman/PSH) dan penamatan perkhidmatan (persaraan/peletakan jawatan).
- Menguruskan pengesahan pelantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pelanjutan tempoh percubaan dan pemilihan opsyen (KWSP atau Pemberian Taraf Berpencen - PTB).
- Menguruskan pertukaran penempatan dan pusingan kerja, pelantikan jawatan pentadbiran, pemangkuan dan penanggungan kerja serta kenaikan pangkat.
- Mengendalikan urusan cuti dalam perkhidmatan, waktu bekerja dan rekod kehadiran staf.
- Melaksanakan urusan penetapan, anjakan, pindahan dan pelarasan gaji serta elaun.
- Mengendalikan urusan HRMIS dan pengemaskinian Buku Rekod Perkhidmatan.
- Menguruskan kemudahan perubatan staf.
- Menyemak kelayakan dan mengesahkan tuntutan perubatan, pembelian alat komunikasi mudah alih, elaun pakaian panas, pembekalan pakaian seragam, yuran keahlian badan profesional/ikhtisas dan bayaran pasport dan visa.
- Menguruskan hal ehwal surat menyurat dan perkhidmatan pengeposan.
|
2
|
Unit Pengurusan Aset dan Fasiliti
|
Asset and Facility Management Unit
|
AFM
|
- Melaksanakan pengurusan Aset Alih, Aset Tak Alih dan pengurusan Stor MIROS.
- Menguruskan kontrak perjanjian sewaan pejabat dan pembayaran bulanan kepada pemilik bangunan.
- Menguruskan pembayaran bulanan utiliti pejabat.
- Melaksanakan pengurusan dan hal-hal pentadbiran berkaitan Kereta Rasmi Jawatan, Kenderaan Jabatan dan pemandu.
- Menyelaras dan memantau pelaksanaan kontrak perkhidmatan Kawalan Keselamatan di MIROS.
- Menyelaras dan memantau pelaksanaan kontrak perkhidmatan Pembersihan dan Pencucian di MIROS.
- Melaksanakan, menyelaras dan memantau perkhidmatan penyelenggaraan dan pembaikan fasiliti di MIROS seperti elektrik, penyaman udara dan Sistem Closed-Circuit Television (CCTV).
- Melaksanakan, menyelaras dan memantau perkhidmatan fasiliti di MIROS seperti perkhidmatan Sistem Akses Pintu & Barrier Gate, Perkhidmatan Sistem Penggera Kebakaran, Perkhidmatan Alat Pemadam Api, Perkhidmatan Mesin Penapis Air, Perkhidmatan Kawalan Serangga serta Perkhidmatan Cuci Tangki.
- Melaksanakan tugas sebagai Urus Setia Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan (JKK) di MIROS.
|
3
|
Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun
|
Finance and Account Management Unit
|
FAM
|
- Melaksanakan dasar-dasar pengurusan kewangan dan akaun yang ditetapkan oleh Agensi Pusat dan menggubal serta melaksanakan dasar/peraturan dalaman yang selari dengan Kementerian dan Piawaian Perakaunan.
Belanjawan:
- Menyelaras penyediaan belanjawan tahunan MIROS untuk kelulusan Kementerian Kewangan.
- Mengagihkan belanjawan tahunan kepada Pusat Tanggungjawab Agensi.
- Memantau penggunaan belanjawan agensi dan melaporkan analisa penggunaan kepada Kementerian Pengangkutan dan Kewangan bagi setiap suku tahun.
Kewangan:
- Menguruskan pembayaran emolumen, bekalan, tuntutan bayaran staf, bil utiliti dan lain-lain perbelanjaan.
- Melaksanakan pengurusan panjar wang runcit.
- Melaksanakan pengurusan pinjaman komputer dan kenderaan kakitangan.
- Melaksanakan pengurusan pendahuluan diri dan pelbagai.
- Menyediakan Laporan Pembayaran Agensi kepada Kementerian Pengangkutan setiap pertengahan dan akhir bulan.
- Menguruskan kutipan dan kehilangan hasil agensi.
- Memperakukan dan memastikan pungutan hasil dilakukan berdasarkan arahan perbendaharaan
- Menguruskan pelaburan agensi.
- Memastikan pelaburan agensi dimaklumkan dan dibentangkan kepada Lembaga Pengarah MIROS untuk kelulusan.
- Mengurusetiakan jawatankuasa di bawah aktiviti kewangan (Jawatankuasa Tetap Kewangan dan Jawatankuasa Kewangan dan Akaun)
Pengurusan Akaun & Penyata Kewangan:
- Menyedia dan menyerahkan penyata kewangan tahunan (mengurus dan Enterprise) mengikut tempoh yang ditetapkan.
- Memeriksa, memantau dan menyemak urusan yang berkaitan dengan kewangan dan akaun.
- Menyemak ketepatan urusan kewangan dan memperbaiki kesilapan berkaitan rekod perakaunan dan kewangan.
- Menguruskan perakaunan harta modal dan inventori.
- Menguruskan perakaunan aset dan liabiliti (akaun pengumuran)
- Menguruskan perakaunan pinjaman kakitangan dan pelaburan agensi.
- Menguruskan perakaunan manfaat pekerja.
- Menyedia dan menganalisa maklumat aset, liabiliti dan komitmen bagi tujuan perancangan kewangan agensi.
- Menyediakan penyata penyesuaian bank bayaran dan terimaan agensi.
- Menguruskan pengauditan Penyata Kewangan.
Percukaian
- Menyediakan dan menguruskan cukai SST, cukai pendapatan dan cukai jualan tahunan agensi mengikut tempoh yang ditetapkan.
- Memastikan lebihan/kurangan cukai agensi dipungut/dibayar.
|
4
|
Unit Pengurusan Perolehan
|
Procurement Management Unit
|
PROC
|
- Menyelaras perancangan perolehan tahunan.
- Merancang serta mengurus perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja melalui kaedah perolehan yang ditentukan berdasarkan had nilai tertentu seperti pembelian terus, sebut harga dan tender.
- Bertindak sebagai urus setia Jawatankuasa Sebut Harga dan Lembaga Perolehan.
- Menguruskan permohonan pengecualian atau kelulusan khas daripada Kementerian Kewangan.
|
5
|
Unit Pengurusan Teknologi dan Maklumat
|
Information Technology Management Unit
|
ITM
|
Email
- Pewujudan & penamatan akaun.
- Penambahan saiz mel masuk.
- Kemaskini kumpulan emel beserta keahlian.
- Kemaskini penganugerahan nama pemilik akaun.
Aset (PC & Laptop)
- Pendaftaran
- Pelaporan aset rosak
- Penyelenggaraan berkala
- Pinjaman peralatan
Mesin Pencetak
- Permohonan Toner
- Pelaporan kerosakan
Perolehan ICT
- Penyediaan dan pengiklanan spesifikasi
- Penyediaan kertas kerja (sekiranya memerlukan kelulusan JPICT)
- Pengisian borang pesanan perolehan (RO)
- Penerimaan item (sekiranya bukan item teknikal yang memerlukan verifikasi spesifikasi daripada juruteknik)
- Pembayaran (Sewaan bulanan/Perolehan baharu)
Penyelenggaraan Server
- Melakukan sandaran (backup) setiap bulan
- Mengoptimumkan ruang storan server
- Reboot server DNS secara berkala
- Menambah server virtual mengikut keperluan semasa MIROS
- Menambah internal IP dan domain dalam senarai daftar server DNS
- Menghapus server yang tidak digunakan
MyGovOSF
- Membuka port baharu mengikut keperluan pemilik sistem MIROS
- Memohon Lan IP
- Memohon natting antara Lan IP dan Public IP
- Memohon pembaharuan domain aseancap.org pada Februari setiap tahun
Pengemaskinian Laman Web
- Mengiklankan jawatan kosong
- Memaparkan pengumuman baharu
- Pengemaskinian direktori
- Pengemaskinian maklumat-maklumat lain di laman web
Pemantauan Belanjawan
- Pemantauan bulanan
- Penyediaan bajet tahunan
- Pembentangan bajet di bengkel bajet
- Pelaporan belanjawan pada ketua unit
Mesyuarat JPICT MIROS
- Penetapan tarikh, menempah bilik mesyuarat dan memastikan kuorum mencukupi
- Menghantar emel penghantaran kertas cadangan kepada semua ketua unit dan pengarah
- Menyemak dan menyaring kertas cadangan yang dihantar
- Penyediaan kertas cadangan ICT dan pelaporan ICT
- Bertindak sebagai setiausaha semasa mesyuarat
- Pengesahan kertas cadangan oleh Pengerusi
- Penyediaan dan pengesahan minit
Pelan Strategik ICT
- Pemantauan perlaksanaan PSICT MIROS 2023-2027
- Pelaporan PSICT 2023-2027
Pemantauan Capaian Internet
- Memastikan capaian Internet optimum dan mencapai semua ruang kerja MIROS
- Mengemaskini firewall secara berkala
Pembangunan Sistem
- Memantau sistem yang dibangunkan di MIROS dari masa ke semasa
Pusat Data Sektor Awam (PDSA)
- Pemantauan Data Recovery Centre (DRC) MIROS
- Pemantauan Akaun CLOUD MROS di PDSA
Projek E-Government 2 E-Government
- Merancang dan menyelaras proses perlaksanaan E2E melibatkan MIROS dan Kementerian Pengangkutan Malaysia (MOT)
Projek MyGov*Net
- Pemantauan dan wakil agensi bagi projek perlaksanaan Projek MyGov*Net melibatkan naik taraf perkhidmatan rangkaian agensi-agens kerajaan
Mesyuarat JPICT, Chief Digital Officer (CDO) & SAGA, Cyber Security MOT
- Wakil agensi ke Mesyuarat JPICT MOT Cyber Security, Mesyuarat SAGA dan Mesyuarat CDO di Kementerian Pengangkutan Malaysia (MOT)
|